Die Kolab1 Groupware-Lösung ist aus einem vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ausgeschriebenen Auftrag entstanden. (Der Auftrag selbst wird als Kroupware bezeichnet.)
Ziel des Auftrags war eine Groupware-Lösung für die speziellen Anforderungen des BSI. Die drei Unternehmen Intevation (Projektleitung), Erfrakon (Kolab Server sowie technisches Konzept) und Klarälvdalens Datakonsult (KDE Kolab Client) haben diese Aufgabe innerhalb von 10 Monaten im Juli 2003 erfolgreich mit Freier Software gelöst. Das Team der Projekt-Leitung bestand aus zwei Personen, die Leitung hatte Bernhard Reiter und als Sicherung fungierte Jan-Oliver Wagner. Das Entwickler-Team umfasste 9 Personen.
Bei Kolab geht es um die üblichen asynchronen Groupware-Funktionen E-Mail, Gruppenkalender, Notizen und Aufgaben. Der Server ist auf hohe Skalierbarkeit ausgelegt und verwendet ausschliesslich offene Standards. Der KDE Kolab Klient vereinigt die bekannten KDE Komponenten für E-Mail, Terminplanung, Addressbuch und PDA-Synchronisation.
Bei diesem Projekt wurde enger Kontakt zur KDE Entwicklergemeinde gehalten, speziell zur KDE-PIM (Personal Information Management) Gruppe. Um den Rückfluß der Entwicklungen des Kroupware-Projektes in die KDE Hauptentwicklung zu unterstützen, wurde u.A auch ein Treffen der KDE-PIM Gruppe bei Intevation in Osnabrück organisiert, welches im Januar 2003 stattfand.Kontinuität nach Projektende (Stand Frühjahr 2004): Die Entwicklergemeinschaft um Kolab ist gewachsen und aktiv, so steht unter anderem eine erste Version eines Web-Klienten für den Kolab-Server zur Verfügung (entwickelt durch die Firma CodeFusion). Die KDE-PIM Gruppe traf sich auch Januar 2004 wieder bei Intevation in Osnabrück um die nächste Version zu planen bei der unter anderem Kontact als voll integrierter KDE-Kolab-Klient enthalten sein wird.